2 maneiras de digitar menos no Excel

A premissa principal do Microsoft® Excel® 2007 é simplificar o processamento de dados para os usuários de todos os níveis de habilidade e em todos as áreas profissionais. Mas, não seria útil simplificar o uso do próprio Excel e aumentar sua eficiência? Ter de digitar menos seria realmente útil, bem como aplicar cores nas células de acordo com seus valores. Como parte da nossa série de dicas sobre o Excel, este é o lançamento mais recente, apresentando duas formas de aumentar a eficiência no uso do aplicativo.
1. Listas suspensas
Para facilitar a inserção de dados no Excel ou para limitar as entradas a determinados valores/itens definidos, é possível criar uma lista suspensa de entradas válidas para a célula. As listas suspensas permitem inserir conteúdo em uma célula com apenas três cliques, em oposição à digitação. Quando uma lista suspensa é criada, uma seta é exibida naquela célula. Para inserir informações nessa célula, clique na seta exibida quando a célula é selecionada, depois clique na entrada desejada.
A criação de uma lista suspensa de entradas válidas para uma célula específica é fácil:

1. Digite as entradas em uma coluna ou linha individual sem células em branco. É possível classificar os dados na ordem em que você quer que sejam exibidas na lista suspensa.
2. Na mesma planilha, selecione a célula onde você quer a lista suspensa.
3. No grupo “Ferramentas de dados” da guia “Dados”, clique em “Validação de dados”.
4. Na caixa de diálogo “Validação de dados”, clique na guia “Configurações”.
5. Na caixa “Permitir”, selecione “Lista”.
6. Para especificar o local da lista de entradas válidas, clique no ícone pequeno à direita do campo “Origem”. Isso diminuirá a caixa de diálogo “Validação de dados” e permitirá clicar na planilha novamente.
7. Selecione o intervalo de células que contêm as entradas válidas para a lista suspensa e pressione “Enter”.
8. A caixa de diálogo “Validação de dados” será fechada automaticamente e a célula com a nova lista suspensa será selecionada – agora com uma seta à sua direita. Clique nessa seta para exibir as opções a serem inseridas na célula – e essas serão as únicas entradas válidas. Selecione uma e estará pronto. Se você quiser alterar a seleção, basta clicar na célula e selecionar uma opção diferente.

A função copiar/colar também se aplica às listas suspensas, permitindo que a mesma lista seja colada em várias células. A remoção de uma lista suspensa também é fácil: selecione a célula com a lista e repita as etapas 3 e 4 acima. Na guia “Configurações”, clique em “Limpar tudo” no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo.
2. Formatação condicional
Realce visualmente seus dados importantes sem ter de classificá-los ou filtrá-los. A formatação condicional permite realçar células com uma cor específica, dependendo do seu valor. Especifique condições e quando as mesmas forem atendidas, o Excel aplicará a formatação escolhida. Essa ferramenta prática permite visualizar os valores nas células, por isso é mais fácil localizar dados, encontrar exceções e detectar tendências rapidamente. Saiba como fazer:

1. Selecione a(s) célula(s) nas quais deseja aplicar a formatação condicional. (Também podem ser células não sequenciais. Mantenha pressionada a tecla “Ctrl” ao selecionar células não sequenciais.)
2. No grupo “Estilos” na guia “Início”, clique em “Formatação condicional”.
3. Aponte para “Realçar Regras das Células” e selecione os critérios que deseja usar. As opções de critérios incluem É Maior do que, É Menor do que, É Igual a, Texto que Contém, Uma Data que Ocorre e Valores Duplicados. Após selecionar os critérios que deseja usar, uma caixa de diálogo será aberta, onde você poderá especificar o valor.
4. Digite os valores que você deseja ter como referência na caixa de texto. Aqui, você pode digitar um valor ou fazer referência a um endereço de célula, tornando a formatação condicional sobre o valor da célula parente.
5. Clique na seta suspensa ao lado das opções de formato e selecione a formatação desejada. Selecione “Formato Personalizado…” se quiser criar suas próprias seleções de formatação.

Inserção e formatação simplificada de dados são maneiras adicionais com as quais o Excel pode melhorar seu gerenciamento de dados, processamento de dados e eficiência operacional. Experimente essas dicas e implemente-as em seu uso regular do Excel.

Retirado de HP